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Todo documento que soporte un proyecto de investigación, requiere de un proceso de gestión para que dicha documentación cumpla con la funcionalidad para la cual fue creada. Para el caso de la vía digital, la gestión de archivos se convierte en un proceso que debe controlarse durante todo el ciclo de vida de los datos digitales y es esencial para garantizar la usabilidad actual y futura, así como el acceso continuo y la preservación a largo plazo. La gestión digital incluye actividades relacionadas con el cuidado y la gestión de objetos digitales a lo largo del tiempo, tales como la concepción, creación, valoración, almacenamiento, accesibilidad y preservación de activos digitales.
Los datos u objetos digitales tienen un ciclo de vida y en cada una de las etapas existe un proceso de curaduría que acorde con el Digital Curation Center, requiere de 15 acciones distribuidas así: 4 acciones presentes durante el ciclo de vida; 8 acciones que se llevan a cabo de forma secuencial y 3 tres acciones esporádicas.
Acciones durante el ciclo de vida:
Son las acciones que se llevan a cabo en todo momento en el ciclo de curaduría de los datos y se requieren para llevar a cabo otras acciones de tipo secuencial. Es recomendable que para la realización se involucren los diversos actores que tienen responsabilidades sobre las acciones secuenciales de la gestión de datos. Dichas actividades son:
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Descripción y asignación de información de representación: Asignar metadatos administrativos, descriptivos, técnicos, estructurales y de preservación, utilizando normas apropiadas, para asegurar una descripción y un control adecuados a largo plazo. Recopilar y asignar la información de representación necesaria para comprender y representar tanto el material digital como los metadatos asociados.
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Planificación de la preservación: Plan para la preservación a lo largo del ciclo de vida de la conservación del material digital. Incluir planes para la gestión y administración de todas sus acciones.
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Participación y vigilancia de la comunidad: Mantenerse al tanto de las actividades comunitarias apropiadas y participar en el desarrollo de normas compartidas, herramientas y programas informáticos adecuados.
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Curaduría y preservación: Conocer y emprender las medidas de gestión y administrativas previstas para promover la conservación y la preservación a lo largo del ciclo de vida de la curaduría.
Acciones secuenciales:
Corresponde a aquellas acciones que se realizan de forma repetida en la curaduría de los datos, con el objeto de asegurar que se sigan buenas prácticas. En realidad, no corresponde a que las acciones se lleven a cabo de forma secuencial una sola vez, sino que son la base de la cadena de curaduría de datos. Las acciones secuenciales son:
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Conceptualizar: Consiste en concebir y planificar la creación de datos, incluido el método de captura y las opciones de almacenamiento.
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Crear o recibir: Se refiere a crear datos que incluyan metadatos administrativos, descriptivos, estructurales y técnicos. Los metadatos de conservación también se pueden agregar en el momento de la creación. Para la recepción de los metadatos se debe actuar de acuerdo con las políticas de recopilación documentadas, de los creadores de datos, otros archivos, repositorios o centros de datos y, si es necesario, asignar los metadatos adecuados.
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Valorar y seleccionar: Proceso para evaluar los datos y seleccionar cuáles son para preservación y conservación a largo plazo. Se debe cumplir con la orientación documentada, las políticas o los requisitos legales.
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Ingesta: Actividad destinada a la transferencia de datos a un archivo, repositorio, centro de datos u otra entidad que custodia. Se debe cumplir con las directrices, políticas o requisitos legales documentados.
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Acción de preservación: Consiste en emprender acciones para garantizar la conservación y retención a largo plazo de la naturaleza autorizada de los datos. Las acciones de preservación deben asegurar que los datos sigan siendo auténticos, confiables y utilizables mientras se mantiene su integridad. Las acciones incluyen curaduría de datos, validación, asignación de metadatos de preservación, asignación de información de representación y garantía de estructuras de datos o formatos de archivo aceptables.
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Almacenar: Almacenar los datos de manera segura cumpliendo con los estándares relevantes.
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Acceder, usar y reutilizar: Se refiere al proceso de asegurar que los datos sean accesibles tanto para los usuarios designados como para quienes desean reutilizarlos, ya sea a través de la publicación u otro método que aplique controles de acceso y procedimientos de autenticación sólidos.
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Transformar: Asegurar que se puedan crear nuevos datos a partir del original, ya sea por migración a un formato diferente; para la creación de un subconjunto de datos para la selección o consulta; para crear resultados recién derivados, quizás para su publicación.
Acciones ocasionales:
Son aquellas que interrumpen o causan la reordenación de las acciones secuenciales como resultado de una decisión. Estas acciones son:
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Disposición: En esta acción se pueden eliminar los datos que no hayan sido seleccionados para la curaduría y conservación a largo plazo de acuerdo con las políticas documentadas por el Digital Curation Center,. Normalmente, los datos pueden transferirse a otro archivo, repositorio, centro de datos u otro custodio. En algunos casos, los datos se destruyen. La naturaleza de los datos puede, por razones legales, requerir una destrucción segura.
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Revaloración: Para este caso se pueden devolver datos que no superen los procedimientos de validación para una evaluación posterior y una nueva selección.
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Migración: Se pueden migrar los datos a un formato diferente. Esto puede hacerse de acuerdo con el entorno de almacenamiento o para garantizar la inmunidad de los datos frente a la obsolescencia del hardware o software.
Para mayor información sobre el modelo de gestión de los datos digitales, consulte el Digital Curation Center.
DMPTool: es un servicio del Centro de Curación de la Universidad de California y de la Biblioteca Digital de California. DMPTool ayuda a los investigadores a crear planes de gestión de datos (DMP). Proporciona orientación de financiadores específicos que requieren DMP, pero la herramienta puede ser utilizada por cualquier persona interesada en desarrollar DMP genéricos para ayudar a facilitar su investigación. La herramienta también ofrece recursos y servicios disponibles en las instituciones asociadas para ayudar a cumplir con sus requisitos de gestión de datos.
Open Science Framework: Basado en tecnologías de código abierto y creado por el Center for Open Science, la OSF se califica como "una comunidad académica para conectar todo el ciclo de investigación". La OSF permite a los investigadores trabajar en proyectos en privado con un número limitado de colaboradores y hacer pública cualquier parte o la totalidad de su proyecto. Se conecta directamente con muchos otros sistemas de colaboración como Dropbox, GitHub y Google Docs, y se puede usar para almacenar y archivar datos de investigación, protocolos y materiales.